Documentation är en viktig framgångsfaktor

Många som arbetar i projektform känner säkert igen sig i hur entusiasm och kreativitet i början driver projektet framåt. När deadline närmar sig ökar tidspressen och oturligt nog är det alltid precis just då som alla problem dyker upp. Medarbetarna sliter och vänder ut och in på sig själva för att till slut leverera inom ramarna för projektets tidsgräns. Knappt hinner röken lägga sig innan nya projekt med nya arbetsuppgifter står för dörren. Medveten om att det förra projektet inte riktigt har dokumenterats klart på grund av tidspressen konstaterar ni att det nya projektet har högre prioritet och dokumentation trillar således längst bak i backlogen. Ni tänker att ni har ju de senaste veckorna jobbat dag och natt så ni kommer aldrig att glömma detaljerna.

Det kommer nog inte som en överraskning att bristande dokumentation tenderar att en vacker dagen smyga tillbaka och hugga er i ryggen. Tiden går och projekt efter projekt fortlöper. Så kommer den dag där en möjlighet, ett problem eller en förändrad förutsättning kräver en ändring eller tillägg i ett gammalt projekt. Vare sig det är ett IT-projekt eller ett byggprojekt kan förutsättningar förändras och kraven på avslutade projekt förändras. Det är nu som dokumentationens roll visar sig vara avgörande. Den som vill fördjupa sig i hur det i praktiken ska ske kan studera mer på writing good documentation, men för att ge ett exempel kan vi tänka oss scenariot med det avslutade projektet.

Att förlita sig på medarbetarnas kompetens och goda minne kan räcka långt, under förutsättningen att medarbetarna jobbar kvar i ert team. Som ni förstår är det inget man kan utgå ifrån, vilket gör det mycket viktigt att kunna förlita sig på dokumentation av projektets alla faser. Dokumentationen bör inte bara innehålla vad som gjorts, men även vad man inte gjorde. Det kan alltså syfta på vad man lämnade utanför scopet och vilka risker man tog hänsyn till. Detta är bara exempel på hur dokumentation kan visa sig helt avgörande för framgång.